堺市堺区在住・整理収納アドバイザーの
津梅（つばい）ふみえです。
アドバイザー歴4年目。お片づけサポートや、セミナー開催の活動をしています！
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書類整理の訪問サポートに伺いました。
ご依頼いただいたのは、放課後デイサービスを運営されているYさん。
私設の園でも、毎年の申請や管理の必要な、様々な書類があります。これからも長く園を運営されるために、書類を整理してスムーズな管理を目指します。
作業の流れ
全部の書類を1カ所に集める
事務作業のスペースにあるもの、押し入れに保管しているもの、お家に持ち帰っているもの、全てを集めてもらいました！集めると、沢山の量に感じますね。
大まかな分類からスタート
放課後デイサービスの運営にあたって、大まかな書類を分類しました
- 申請書類（保険・税）
- お金関係（請求・帳簿・給与）
- 実務関係（園設立の流れ・契約書）
- 取扱説明書（園の備品）
入れている箱や、ファイルごとに大まかな仕分けはできているYさん。
それらを全部チェックする前に、着手しやすく分けて部屋に広げます。
不要な書類をとり除く
スムーズに取り出すためには「使うときに、すぐ使える」状態にする必要があります。蓋がついていたり、封書の状態で保管していた書類も、全て出して、1枚1枚確認します。
紙類の中には「期限が切れているもの」もあります。
- 参考に行きたいと思っていたイベント
- 備品の保証書
- 請求が終わった書類
例えば【請求書】であれば、請求前／請求後（保管）に分けることで、その後の作業がはっきり分かります。書類を使うときをイメージして「保管義務の期限が切れていれば不要」「請求終わった後の保管は〇〇年まで」と、スムーズに使いやすくしていくことができます。
個別フォルダ化をする
事務作業をする執務スペースでの、個別フォルダ化を希望のYさんと、相談して分類し終わりました！
押し入れ（永年保管）などに移動する以外の書類が、不要書類を取り除いて全て分類できました。いよいよ個別フォルダ化していきます。
書類を「同カテゴリー」にまとめて、付箋にタイトルを書きます。こうすることで「使うときに仲間同士の書類」がまとめて認識できるので、脳内のリソースを細かく使う負担も減ります。
園に関係する書類、とざっくり思っても、その申請先や用途が違うため「取り出す時からスムーズに」「使い終わった時もスムーズに保管」が必要です。
個別フォルダは、パカっと開いたフォルダに挟むだけ！の簡単保管で、その行動を楽にしてくれます。
ラベルシールを貼って調整
訪問する前に準備することは、LINEでやりとりさせていただきます。
- ラベルタイトルの最終確認
- ファイル管理表の確認、作成
- ラベルシールの色決定、印刷
最後の訪問でラベルを一緒に貼って、ガイドを入れながら、分かりやすい分類になっているか確認します。これまで一緒にシミュレーションした内容で、バチっと合った時は気持ちいいですよ！
ラベルシールを貼らなくても使いやすくできますが、おすすめは「ラベルシール貼り・ファイル管理表の作成」までのサポートです。理由はこの通りです。
- 検索性が上がって書類を見つけやすい
- 家族とも情報共有しやすい
- 見た目がキレイなため「キレイをキープ」したくなる←個人的意見です笑
相談に乗りますので、ご自身にあった書類整理の完成を目指しましょうね。
ビフォーアフターはこちら
カテゴリーごとに色別にしてあり、使用頻度順に並べた個別フォルダーで、より使いやすくなっています。
後日、使い心地をお客様に聞いたところ、嬉しいお返事が返ってきました！
ホームファイリング®︎は事業所でも有効！
「ホーム」と名前がついていますが、元々はアメリカ発祥の「公的な文書を管理する」ファイリングシステムを、家庭に導入するために作られた仕組みです。そのため、理論的には仕事の書類でも、管理しやすくできます。
事業は「利用する人へのサービスが第一」だからこそ、書類作業に時間を取られるのは、本意ではありませんよね。楽しく続けるためにも、スムーズな情報の一元管理を導入して、書類に苦労しない日々にしましょう！
この度はご依頼をありがとうございました！
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