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【書類整理サポート実例】整理完了後は必要なボックスだけを出して仕事がスムーズに!

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堺市堺区在住・整理収納アドバイザーの
津梅(つばい)ふみえです。
アドバイザー歴4年目。お片づけサポートや、セミナー開催の活動をしています!
InstagramXでも発信中 ♪津梅さんのプロフィールはこちら

書類整理の訪問サポートに伺いました。

ご依頼いただいたのは、放課後デイサービスを運営されているYさん。

私設の園でも、毎年の申請や管理の必要な、様々な書類があります。これからも長く園を運営されるために、書類を整理してスムーズな管理を目指します。

ぱっと読むための目次

作業の流れ

全部の書類を1カ所に集める

箱や引き出しにバラバラの状態

事務作業のスペースにあるもの、押し入れに保管しているもの、お家に持ち帰っているもの、全てを集めてもらいました!集めると、沢山の量に感じますね。

大まかな分類からスタート

放課後デイサービスの運営にあたって、大まかな書類を分類しました

  • 申請書類(保険・税)
  • お金関係(請求・帳簿・給与)
  • 実務関係(園設立の流れ・契約書)
  • 取扱説明書(園の備品)

入れている箱や、ファイルごとに大まかな仕分けはできているYさん。
それらを全部チェックする前に、着手しやすく分けて部屋に広げます。

不要な書類をとり除く

スムーズに取り出すためには「使うときに、すぐ使える」状態にする必要があります。蓋がついていたり、封書の状態で保管していた書類も、全て出して、1枚1枚確認します。

紙類の中には「期限が切れているもの」もあります。

  • 参考に行きたいと思っていたイベント
  • 備品の保証書
  • 請求が終わった書類

例えば【請求書】であれば、請求前/請求後(保管)に分けることで、その後の作業がはっきり分かります。書類を使うときをイメージして「保管義務の期限が切れていれば不要」「請求終わった後の保管は〇〇年まで」と、スムーズに使いやすくしていくことができます。

個別フォルダ化をする

事務作業をする執務スペースでの、個別フォルダ化を希望のYさんと、相談して分類し終わりました!
押し入れ(永年保管)などに移動する以外の書類が、不要書類を取り除いて全て分類できました。いよいよ個別フォルダ化していきます。

書類を「同カテゴリー」にまとめて、付箋にタイトルを書きます。こうすることで「使うときに仲間同士の書類」がまとめて認識できるので、脳内のリソースを細かく使う負担も減ります。

園に関係する書類、とざっくり思っても、その申請先や用途が違うため「取り出す時からスムーズに」「使い終わった時もスムーズに保管」が必要です。
個別フォルダは、パカっと開いたフォルダに挟むだけ!の簡単保管で、その行動を楽にしてくれます。

ラベルシールを貼って調整

訪問する前に準備することは、LINEでやりとりさせていただきます。

  • ラベルタイトルの最終確認
  • ファイル管理表の確認、作成
  • ラベルシールの色決定、印刷

最後の訪問でラベルを一緒に貼って、ガイドを入れながら、分かりやすい分類になっているか確認します。これまで一緒にシミュレーションした内容で、バチっと合った時は気持ちいいですよ!

ラベルシールを貼らなくても使いやすくできますが、おすすめは「ラベルシール貼り・ファイル管理表の作成」までのサポートです。理由はこの通りです。

  • 検索性が上がって書類を見つけやすい
  • 家族とも情報共有しやすい
  • 見た目がキレイなため「キレイをキープ」したくなる←個人的意見です笑

相談に乗りますので、ご自身にあった書類整理の完成を目指しましょうね。

ビフォーアフターはこちら

BEFORE
AFTER

カテゴリーごとに色別にしてあり、使用頻度順に並べた個別フォルダーで、より使いやすくなっています。

後日、使い心地をお客様に聞いたところ、嬉しいお返事が返ってきました!

掲載許可をありがとうございます!

ホームファイリング®︎は事業所でも有効!

「ホーム」と名前がついていますが、元々はアメリカ発祥の「公的な文書を管理する」ファイリングシステムを、家庭に導入するために作られた仕組みです。そのため、理論的には仕事の書類でも、管理しやすくできます。

事業は「利用する人へのサービスが第一」だからこそ、書類作業に時間を取られるのは、本意ではありませんよね。楽しく続けるためにも、スムーズな情報の一元管理を導入して、書類に苦労しない日々にしましょう!

この度はご依頼をありがとうございました!

ホームファイリング完成!おめでとうございます^ ^

▶︎書類整理サポート(初回・単発)はこちら

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